一般来说，档案是指人们在各种社会活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。原始记录是其本质属性。

档案一般在当地人才交流中心。一般情况下，如果用人单位是国有企业、事业单位、政府机关等。文件都存放在单位里。如果在私企工作，档案一般放在户口所在地的人才交流中心。

档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、道德作风等个人情况的文件材料，起凭证、依据、参考的作用。个人转正、申报职称、办理养老保险等相关证明时都需要档案。

档案的历史渊源

档案是人类生产过程中直接形成的历史记录，是再现历史真实面貌的原始文件，具有历史再现性、知识性、政治性、文化性、社会性、教育性和价值性等特征。中国古代各个朝代对档案都有不同的称呼。商朝称为“书”，周朝称为“钟”，秦汉称为“古书”，汉魏以后称为“文书”、“抄本”、“案卷”、“书书”。清朝以后多称为“档”，现在统一称为“档”。

档案的载体有甲骨、金石学、丝绸、简书、纸张、橡皮磁铁等。制作档案的手段有刀刻、笔写、印刷、复印、摄影、录音、录像等。档案以文字、图表、音频、视频等形式表现。档案词的来源主要有两种观点，一种是从清初开始，另一种是从古代开始。这两种观点都需要从古代文献和出土文物中进一步深入考证，值得商榷。

目前，国内外关于档案的定义有数百种，根据定义的出发点和角度可以分为五种类型：法规型、词典型、教材型、专著型和论文型。《法兰西共和国档案法》(1979年出版)称：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在其自身活动中产生或收到的全部文件，不论其形成日期、形式和材料如何，都是档案。”《苏联大百科全书（第三版）》:“档案是机关、个人和家庭在活动中形成的文件材料的总和。”美国现代著名档案学家谢伦伯格(Schellenberger)在其代表作《现代档案——原则与技术》中说：档案是“任何公共或私人机构的被鉴定为值得永久保存以供参考和研究，并被藏于或选择藏于档案机构的文件”。

中华人民共和国(PRC)档案行业标准《档案工作基本术语》将档案定义为“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的各种形式的有价值的历史记录”，而最新的定义是：“档案是组织或个人在过去的社会实践活动中直接形成的清晰、明确、固化的信息”。