文字批注是审阅文档的功能之一，其作用是对文档内容进行批注和评论。

什么时候会用到标注？例如：

当我们还是学生的时候，我们写完一篇文章之后，老师往往会在文章中不恰当的词句写一些修改的建议，也就是批注。

进入职场后，我们做一个Word项目汇报文档的时候，发给同事和领导。当他们对报告内容有任何歧义时，也会对这些内容提出意见和建议，这就是注解。

由此可见，Word批注不会影响或修改文档的原有内容，在审阅文档时非常实用。

但是老师的评语可以直接加到论文稿里；如果我想在Word中添加注释，应该怎么做？很简单，具体操作如下：

1、添加批注

在Word中添加批注有两种方法：

方法一：在Word中添加批注最快的方法是使用快捷键：选中文本，或者将光标定位在文本的末尾，然后按[Ctrl Alt M]看到批注框，输入批注文本。

方法2:选择我们需要注释的文本，或者将鼠标光标定位在文本的末尾。然后单击“审阅-批注”组中的“新建批注”按钮。

此时，文档右侧会自动添加一个空白注释。在空白的评论框中输入要评论的内容即可。

添加完所有注释后，只需保存文档。

2、删除批注

与老师写在纸上的批注不同，Word电子文档中添加的批注也可以删除。比如，当我们收到同事或领导有批注的Word文档时，可以根据批注修改文档后，删除文档中的批注，以免影响文档的阅读。

如何删除评论？有以下三种情况：

1)删除评论：点击评论框激活评论，然后点击审核-评论-删除。

2)删除所有评论：如果想删除Word文档中的所有评论，可以直接点击审核-评论-删除-删除文档中的所有评论。

3)删除一个人的批注：在Word中，多个人可以对同一个文档添加批注。如果您想要删除某人的注释，您可以在“审阅-修订”组中单击“显示标记”，并在弹出菜单中选择“待定人员-所有审阅者”，然后取消选中您想要删除其注释的审阅者的姓名。

注释是解释性的文字，在正文中起辅助作用。——注解用得好，对补充文档也有重要作用。添加和删除标注都是固定操作，多记多练就行了。