首先，什么是办公费用：

不得不说，办公费用在企业支出中占据着首位，因此控制办公费用支出，规范办公费用报销流程对企业来说是非常重要的。

所谓办公费用，是指企业在经营活动中因业务经营的合理需要而发生的办公费用、图书资料、印刷费、邮电费、通讯费、办公车辆、路桥费以及购买业务票据等费用，还包括办公自动打印纸、碳粉、计算器等办公用品。

在实践中，企业应制定办公费用管理办法，明确办公费用的采购、收取和报销管理规定。

多年来，沃尔玛将办公费用控制在年营业收入的2%以内，被很多企业奉为经典。但是，对其具体核算范围的研究与国内企业的研究明显不一致，因为沃尔玛的办公费用包括行政部门员工的工资和招待费。所以如果国内企业按照2%的标准，显然是不符合实际的，根据历年总结，国内企业应将办公用品成本控制在营业收入的0.5%以内较为正常。

为了明确办公费用的核算范围和规范核算，优化其流程，探索控制和税务处理中的误区和盲区，现根据自己的体会和体会，谈谈自己的看法，希望对大家有所帮助。

2. 办公费用的核算范围

在办公费用的范围内，无论是财务会计制度还是新旧税法都没有给出准确的定义。在经营管理实践中，办公费用的具体范围包括：

1. 为企业生产经营需要而生产的笔、墨水、计算器等办公文具；

2. 因企业生产经营需要而发生的材料性质的支出，如图书资料费用、印刷费、报刊杂志费等；

3.因企业生产经营需要而产生的通讯费用，如邮寄费、电话费、电视费及相关安装费；

4. 因企业生产经营需要而产生的与自动化办公相关的耗材支出，如打印纸、碳粉、墨盒等；

5. 因企业生产经营需要而发生的发票采购、经营发票采购等费用。

3.办公费用核算

根据企业会计制度和有关规定，企业实际发生的办公费用应当按实际发生时的实际发生额计入当期损益或相关资产成本。企业使用自己的产品作为办公用品的，应当按照公允价值计量。在实际核算中，应当按照劳动者提供服务的受益情况进行分摊。发生时借记“基本生产成本-办公费用”、“辅助生产成本-办公费用”、“制造费用-办公费用”、“管理费用-办公费用”、“销售费用-办公费用”、“施工中-办公费用”等项目，贷记“现金、银行存款”;涉及进项税额的，应将该部分进项税额分录为“应缴增值税-进项税额”。

4. 实际核算过程中的特殊情况。

1、生产或委托加工的办公用品，对企业的形象、产品有标志和宣传作用，也可作为企业的宣传费用。商务洽谈、展览等办公费用，作为商务宣传费用；企业在促销活动中赠送给顾客的礼物，作为商业宣传费。

2、按照通知《关于企业职工教育经费提取与使用管理的意见》的规定，职工培训学习使用的办公费用按照教育经费管理的有关制度，应当列入职工教育经费；

3.企业经营的食堂、卫生间等福利机构的管理费用列入福利费；

4. 管理人员在酒店的办公费用计入会议费用；

5. 董事会会议期间发生的办公费用，计入董事会会费；

6、企业直接向个人发放通信费补贴，电话卡应进入工资项目核算。

5. 有关办公费用的税收政策

一是增值税抵扣政策

办公费用是企业生产经营活动有关的支出，可以扣除。但是，福利费的办公费用是不允许扣除的，进项税额要转出。

二是相关所得税扣除政策规定

1. 办公费用是企业的正常生产经营费用，从企业所得税中扣除，但列入职工福利协会、职工教育经费、企业宣传费、企业招待费的，应当按税前限额扣除。

2. 办公支出必须注意生产经营活动的相关性和合理性。税务机关提出异议，必须能提供充分证据。

第三，个人所得税的相关规定

1. 公车、通讯体制改革中个人公车、通讯补贴所得，扣除一定标准公务费用后，按“工资、薪金”收入项目计算征税。按月缴纳的，应在当月“工资、薪金”收入中计入个人所得税；非按月缴纳的，应当按相应月份划分，并与当月的“工资、薪金”收入合并计算征收个人所得税。标准因省而异。

四是发放办公费用税前扣除凭证

一般情况下，实际成本费用符合规定的税前扣除项目，应当取得足以证明该经济业务已经发生的适当凭证，方可在企业所得税前扣除。必须满足以下要素

1. 管理制度要健全，报销范围和标准要合理。

2. 规定报销原始凭证的管理，按照财政部《会计基础工作规范》的要求规范原始凭证的管理。外国证书原件遗失或者严重损坏无法辨认的，应当领取加盖原签发单位公章的证书，并注明证书原件的编号、金额和内容。只有经会计机构负责人、会计负责人和单位负责人批准，才能将原凭证作为原凭证使用。

3.财务管理要规范，重大办公用品采购要有采购申请单、报销单、内控审批流程，采购内容和采购金额要符合常规逻辑思维，不得天价报销，不得购买奢侈品，不得使用与生产经营无关的账簿。

4、审批要认真严格。在国有企业办公费用报销中，要考察报销标准和报销种类，注意价格标准，避免将奢侈品和敏感品列入办公费用。

5. 企业采购支出按采购业务原凭证管理要求执行，即对采购、验收、收货、发票等进行严格审核，对采购豪华办公用品、高档办公用品等违纪违规行为不予报销。

六、有关争议的讨论

一是办公费用中办公耗材、办公工具和材料的消耗、低值耗材产品的边界问题。

办公费用的实际支出有很大一部分是材料消耗、低值易耗品。材料费和低值易耗品按费用性质分类，办公费用按费用用途分类。办公费用、物耗和低值易耗品划分的科学依据不足。人为因素较多，财务、纪委、审计没有明确的标准。但在实际过程中，企业执行中央八项规定所涉及的办公费用是非常敏感的，是纪委、审计重点关注的事项，而物耗、低值易耗品则相对不太敏感，如果认识冲突，会涉及到很多其他问题。

第二，图书资料的范围。

为贯彻落实中央八项规定，一些国有企业禁止“购买百科全书、中外经典、古籍文学等与工作无关的装饰图书”报销。员工的文化素质更多来源于文化熏陶，而文化熏陶离不开与工作无关的阅读。这条规定值得讨论。

三是制度协调。

各地税务部门对政府工作人员办公费用进项税的扣除认识不一，容易导致企业税负不公平。国家税务总局要考虑制度统一协调问题。

第四，会计规定与税法规定不一致的问题。

其实，很多财务人员都犯了一个错误，认为财务核算和税务核算要一致，就很难一致。实际上，财务会计制度是基于《会计法》、《企业会计准则》及相关会计制度；税务会计是根据《税收征管法》的法律法规和各种相关税种，通过不一致的税收调整来解决，而不是会计实施税收制度来解决。办公费用的核算应遵循《企业财务通则》的相关制度和企业核算，而不是遵循《企业所得税法实施细则》的制度和相关配套制度。（）