提高办公自动化程度一直是大家追求的目标，无论是企业还是党政机关都对办公自动化寄予厚望。近十年来，随着计算机和网络技术的飞速发展，财务、进销存等管理软件和个人办公软件在国内得到了普及和应用，而企业级办公自动化应用却困难重重，进展甚微。少数实力较强的单位根据自身需要投入大量人力物力进行项目开发，但成功应用的并不多。作为专业的办公自动化软件开发商，外研科技专注于OA软件的开发和推广。通过不懈的努力，我们探索出了一条推动办公自动化应用的新模式。

OA办公系统是政府、企事业单位实施无纸化办公的解决方案，产品目标是帮助客户快速建立灵活、灵活、高效的电子协同办公和知识管理环境，具体来说，主要实现以下四个方面的功能：建立内部沟通平台；实现工作流程自动化；建立信息发布平台；实现文件管理自动化。

各类企业及企业集团的办公自动化；各级党政机关办公自动化；支持知识管理和ISO9000管理；支持分布式办公和移动办公。

1、内部沟通平台电子邮件使用电子邮件可以与组织内部人员进行沟通，可以创建、发送、接收、阅读、回复等。在线短信可以实时感知用户是否在线，可以实时交流和留言。短信(需要与当地电信部门取得协议才能使用短信接口)可以发送短信，当重要工作到达时，通知将以短信的形式发送到非在线用户的手机上，保证重要事件的及时通知。

电子公告可以发布公告、通知、通知等各类公共信息。各部门也可以建立自己的公告系统。电子论坛为用户提供交流信息、交流思想、讨论问题的空间。他们可以根据自己的需要发起和创造一个特定的话题。其他人可以在这里畅所欲言，包括咨询、回答和收集意见。电子期刊实现了本单位内部出版物的在线采集、编辑和出版。期刊编辑将相关信息筛选收集到期刊中，并在互联网上发布。所有用户都可以参与投稿和阅读已发表的期刊。

单位内部的网上审批，如：工作请求、工作报告、工作分配、部门间工作联系、出差申请、采购申请、报销、休假等日常工作流程均可通过互联网办理审批。公文处理实现了公文收发的电子化处理，提高了公文处理的效率。接收函件的过程可以涉及函件的登记、编制、批准、流通、承办和转移。文件处理可以处理文件制作和分发中的起草、审核、会议、发放、编号、登记、打印等环节。

工作监控领导可对工作进度进行实时监控，了解每个人对每项工作的处理情况，并可督促。

4、文件管理文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存储、读取和查找进行有效的组织和控制；并提供快速搜索工具。文件库的数量可以根据单位的实际业务需求进行设置，文件库中文件夹的数量和级别也可以根据需要进行设置，实现文件的分级管理。访问权限对文件库、文件夹和文件控制多种访问权限，保证文件访问和操作的安全性。

5. 会议管理提供会议的全过程管理，包括会议计划和会议纪要。会议计划包括：计划制定、计划批准、通知和会议安排查询。会议记录包括：会议记录的起草、审阅、批准和会议记录文件的管理和查询。

机构设置机构和人员设置，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门和岗位职能的描述等。权限划分根据部门职能、岗位职责和工作需要授予所有人员权限，并根据其工作要求确定权限的使用。

7. 系统管理对组织、表单格式、工作流、数据字典、打印格式、统计定义等功能和模块进行管理和维护。

8、辅助办公(增强版)物品管理提供办公用品信息登记及分类维护、物品库存及可用信息查询、物品使用申请及审批、物品配送及损坏报告等功能。车辆管理提供车辆信息登记、车辆状态在线实时查询、车辆申请、车辆审批、车辆和驾驶员调度等功能。资源管理提供单位内各类共享资源的分类登记、使用状态查询、资源预约申请、审批调度等功能，实现资源在线管理，提高资源利用率。图书馆管理提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书还书等功能。领导活动安排提供领导活动计划的制定、审批、进度查询等功能。名片管理提供了名片信息的登记、管理和共享功能。您可以自由设置私人名片和共享名片。时刻表提供各种时刻表信息(航班时刻表、列车时刻表等)的发布和查询功能。信息采集与编辑提供信息采集与整理、信息期刊编辑、发布和访问功能。

1. 可定制：组织、表格格式、工作流程、访问权限、打印格式、统计信息等

机构设置，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、岗位职能的描述。组织是系统工作管理和权限分配的基础。表单定制管理员可以根据单位的业务需求，定义各种格式的表单，提供给各个子系统应用。流程定制管理员无需编程即可快速定义符合单位需求的工作流程，自定义项目丰富，能很好地满足组织内各种工作加工的需求。流程定制包括流程定义、链接定义和流定义。【流程定义】:定义了每个流程的名称、类别、管理者、归档方法、归档数据库，以及可以应用该流程创建新作品的人员等基本属性。【环节定义】:定义流程中各环节的名称、处理方式、处理人员、处理权限、提示和催促。处理方式可选择：编辑、审批、分发；经办人员：可以选择具体的岗位或人员，也可以设置为文件中前面的链接或域名指定，并提供“仅一人经办”或“全体经办人员共同”等辅助选项；允许编辑文档；允许填写意见；允许查看意见总结；允许跟踪后续加工过程；控制变量可以用来控制每个链接可以看到或编辑的文本部分；提示提示可设置：新工作到达时的邮件提示、办理截止时间、逾期提示等。【流向定义】:定义流程中各环节的流向，可定义DC、分支、条件分支、协同处理、循环、进入新流程等功能，满足各类流程处理的需要。

自由流动：系统还提供了自由流动的应用方式，在现实中，有些工作不能使用标准化的流动，那么这类工作可以定义为自由流动，不需要定义流动方向，使工作可以在各个环节之间自由流动，完全由操作员根据具体情况来决定下一步的流动。字典库为常用办公语言、流水号、打印格式设置和维护。系统初始化提供了创建系统数据库、更新版本信息、恢复系统默认权限、删除自定义信息、删除用户登录信息等功能。

2、可计划性：根据本单位的具体情况规划工作流程和文件管理制度

根据需要设置工作流应用流程自定义功能，可以轻松定义组织文档处理、接收处理、请求报告以及审批、签字等工作流。流程定制完成后，可在日常办公工作中反复应用。每个流程都可以设置管理人员，方便对流程内处理的所有文件进行实时监控，方便各级主管人员及时掌握所管理工作的进展情况。

分级文件管理模式文件在系统中按：文件库-文件夹-文件-子文件四个层次进行组织，文件库可根据需要设置，文件夹也可根据需要设置。

提供多重权限框架，各类组织可根据自身需要有效规划访问控制系统，文件库权限有：经理、编辑、作者、读者4类，文件库权限递延到文件夹。文件夹权限包括：管理员、编辑、作者、读者4大类，文件夹权限是递延到下级文件夹的。文件访问由文件夹权限控制，管理员也可以设置文件级访问权限。

文件管理系统中的文件格式形式可以灵活定制。这些文件可以存储任何类型的文件，如文本、办公文件、扫描副本和声音图像。

3.可管理：基于组织结构对整个组织的工作和权限进行管理。当组织结构中的部门、岗位或人员发生调整时，可以同步更新系统各模块内对应的权限，保证数据的安全性和完整性。

4. B/S+C/S:将群件技术和Web技术相结合，提供B/S和C/S两种应用模式。用户可以根据自己的需要选择合适的应用模式，也可以将两种模式混合使用。特别是OA系统在B/S模式下具有良好的运行速度，可以基于Internet安全、快速地运行，极大地方便了分布式、移动化工作。

5、找人：为领导和办公室工作人员提供集中的工作窗口OA系统可以将协同办公集中成【待做的工作】和【正在进行的工作】两个窗口，在这里所有的工作都按照时间和优先级进行分类和安排，每个人都可以方便地在这里依次处理工作。

6. 可扩展性：开放式架构，标准化接口，二次开发手工OA系统采用开放式架构，各模块独立实现，具有标准接口，为以后系统的升级扩展奠定了良好的基础。同时，客户也可以根据二次开发手册，使用系统内置的二次开发辅助工具进行二次开发，开发新的功能模块或与其他系统互连。

四、应用效果

实现远程办公和移动办公，随时随地处理工作事务，无论您是在国外，还是在国内，无论您是在机场、酒店、家里……可随时投入工作，方便快捷地掌握内部工作进度和情况，及时处理工作问题。

知识管理的实现使优秀员工的思想、经验和技术得以积累，成为组织内的共享资源。知识管理是通过OA系统进行的。员工的工作经验和技术技能的不断积累将成为组织中强大的共享资源，知识资源的授权利用将加速创新，提高效率。也避免了由于员工流失造成的工作脱节和延误。

通过工作流自动化，通过OA系统实现不同部门、不同层级之间横向和纵向工作流处理的自动化，将大大提高办公效率，保证工作处理的快速、准确。在较为分散的办公室里尤其如此。

对员工的工作进行有效监督，实现实时任务监督，督促及时有效地监控各部门、每位员工的工作进度；实时全面掌握各部门工作状态，及时发现问题并解决问题，减少差错，防止办公效率低下。系统将记录每个作业的全过程状态信息。

明确工作岗位和工作职责，增强人员的责任心，减少弄虚作假、纠纷等现象，明确赋予各岗位的权限和责任，任何人都不能越权办理工作，使其职责明确，落实到人民群众身上，调查有依据；杜绝工作中职权不清、相互推搡的现象。解决多岗位、多部门协同工作问题，实现高效协同工作。

方便领导与各级员工以多种方式、多种方式进行有效沟通，使管理者与各级员工保持有效、高效的工作交流和信息沟通，消除信息沟通给企业发展带来的不良羁绊。