函数和公式无疑是Excel中最迷人的功能之一。使用函数和公式可以帮助用户完成各种要求的数据计算、汇总、提取等工作。函数和公式与数据验证相结合，以限制输入内容或数据类型，并创建动态更新的下拉菜单。函数和公式与条件格式相结合，根据单元格的内容显示用户定义的格式。函数和公式也用于高级图表、数据透视表和其他应用程序。

虽然学习函数和公式没有捷径，但它也是有条理的。错误提示符下拉按钮在众多的感叹号的形状是总结在小版。扩展菜单包括公式错误类型、错误帮助和计算步骤信息，如图1-2所示。

图1-2错误提示

示例1-1使用错误检查工具

如图1-3所示，在单元格C10中使用AVERAGE函数计算单元格C2:C9的平均值，结果显示错误值“#DIV/0!”。

图1-3公式返回错误值

您可以通过以下三种方法排除故障。

第一种方法是单击公式选项卡下的错误检查按钮，弹出错误检查对话框。单元格C2提示由“存储在文本中的数字”引起的错误，并提供了诸如[帮助解决此错误][显示计算步骤][忽略错误][在编辑栏中编辑]等选项，以便用户轻松选择要执行的操作。

单击“转换为数字”可将每个单元格中的文本数字转换为数值。您也可以单击“上一步”或“下一步”，查看其他单元格中的公式错误，如图1-4所示。

图1-4错误检查

第二种方法是选择公式所在的单元格，依次单击公式选项卡中的“错误检查”命令。单元格C2中将出现一个蓝色箭头，表明错误可能来自单元格C2。如图1-5所示，可以判断单元格C2的格式是否错误。

图1-5跟踪错误来源

如果您不再需要显示跟踪箭头，请单击【公式】【删除箭头】命令取消显示。

第三种方法是选中C2:C9单元格区域，点击选中区域左上角的“Error Indicator”下拉按钮，点击扩展菜单中的“Convert to Number”，单元格C10就可以正确计算平均值，如图1-6所示。

图1-6使用错误提示符转换文本号码

处理意外的循环引用

当公式计算返回的结果依赖于公式所在单元格的值时，它被直接或间接地称为循环引用。例如，如果向单元格A1输入公式：=A1 1，或者向单元格B1输入公式“=A1”，并且向单元格A1输入的公式为“=B1”，则会生成一个循环引用。

在单元格中输入包含循环引用的公式时，Excel会弹出循环引用警告对话框，如图1-7所示。

图1-7循环引用警告

默认情况下，Excel不允许循环引用，因为引用自己的计算值的公式将永远没有答案。

如果公式计算过程与自身单元格的值无关，而仅与自身单元格的行号、列标签或文件路径相关，则不会生成循环引用。例如，在单元格A1中输入以下三个公式以提取单元格A1的行号、列号和文件名不会生成循环引用。

=ROW(A1)

=COLUMN(A1)

=CELL('fifilename',A1)

示例1-2查找包含循环引用的单元格

图1-8显示了某公司外贸交易的部分记录。单元格E14使用以下公式计算总金额。

=SUM(E:E)

由于公式中引用了E14自身的值，公式无法得到正确的计算结果。结果显示为0，状态栏左下角显示文字“Circular Reference: E14”。

在“公式”页签中，单击“错误检查循环引用”命令，显示包含循环引用的单元格地址。单击此地址跳转到相应的单元格。如果工作表包含多个循环引用，则此处只显示一个循环引用的单元格地址。

图1-8快速定位循环参考

解决方法是将单元格E14中公式的引用区域更改为实际E2:E13数据区域，公式即可正常计算。

了解公式使用中的常见问题，有助于判断和处理各种公式故障，在入门的过程中会更加得心应手。