2、文件处理手续必须齐全，如有遗漏，立即退回相关部门补齐。

3.文件被抽查的，由主管部门负责人确认并签字。

4.与案件无关的文件或者不应当随案归档的文件，应当立即退回有关部门。

5.有价凭证或其他贵重物品应交回相关部门，由经办部门送至公司指定的保管部门签收，然后将文件归档。

第七条备案要求。

1.文件归档后，原告由行政部归档，相关部门根据实际需要留存复印件。经办部门因工作需要需保留稿件的，须经行政部批准，妥善保管稿件，并将复印件归档。稿件使用后，经办部门应及时送行政部存档，并换取复印件。

2.经办部门应对移交的文件进行系统整理，尽量保持文件之间的联系，分清文件的保存价值，做到分类准确，归档合理。

3.案卷标题简洁，编号符合公司规范。

4、归档文件应将原件及附件、批示和批文统一归档，避免分散。

5.卷内档案应按形成时间或常规顺序有序排列。

6、文件装订符合规范，不得有破损、起皱或凹凸不平现象。

7、档案管理人员收集完毕后，应填写归档文件移交清单，经双方确认签字后各留存一份，备查。

8.文件归档时间如下表所示：

不同类型文件的归档时间

第三章档案资料的整理和分类

第八条档案的整理。

1、档案管理人员应严格按照归档要求装订，保持档案外观整洁。

2、根据文件的来源、时间、内容、形式等。将不规则的编号进行分类、调整，填入文件目录。

第九条档案的分类。

1.涉密档案应按内容、部门、项目等因素分为三类。先分部门，再按档案性质分类，最后在同一个类别下分几个子类。

2.档案分类要实用，不要死板。如果三级分类不够，可以增加第四级‘细分类’。

3.每个文件夹的封面首页都要设置一个“目录”，归档时要按顺序对文件进行编号和记录。编号原则是每个案例一个“目录”。

4.同类或细类文件应装订在一个文件夹内。文件较多，一个文件夹不够用时，可以用两个或两个以上的文件夹装订，并在子类或次类后加‘卷号’，便于查找。

第十条文件的名称和编号。

1、各级档案的分类应有统一的名称。名称不应含糊笼统，而应以充分显示文件内容的性质为原则。

2.文件号的表达式为：A1A2-B1B2C2D1-E1E2。其中，A1A2为经办部门代码，B1B2为类别号，C1C2为子类别号，D1为档案卷号，E1E2为档案内容。

3.各级土匪数量、卷数、内容已用十进制阿拉伯数字表示，其位数可根据档案数量和增长情况定制。

4.各级档案分类名称确定后，应将各级分类名称及其代表号按一定顺序排列，即编为《档案分类编号》，便于查阅。

5、各级档案分类的名称编号应预留一定数量的缺口，以备今后机构规模扩大或业务增加时，随时补充。

6.各级档案分类的名称及其代表人物一旦确定，就要不断修改。如需修改，应提前讨论和审核，拟定《新旧档案分类编号对照表》，以免混淆。

第十一条档案编号的建立。

1.对于新档案，找出其类别、卷号和目录顺序

第十三条案卷所含案件的分类号和名称应当标注在案卷背面，便于查找。

第十四条定期清理归档文件，保持档案整洁有序，必要时采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。

第十五条达到保存期的档案应登记造册，报公司总经理批准后销毁。

第十六条档案的保存期限见下表：

档案的保存期限

第十七条销毁档案时，公司指定的专人和档案管理人员必须同时在场，进行监督，防止资料泄露。

第五章音量调节管理

第十八条员工需要查阅文件时，应填写《档案分类编号表》，注明查阅原因和需要查阅的文件名称，经部门负责人批准后方可查阅。

第十九条查阅涉及公司秘密的文件和资料，必须经总经理批准。

第二十条案卷阅后归还归档时，档案工作人员应当认真核对，重新归档，并填写《档案调卷申请表》，注明所阅案卷名称、阅人、召回时间、归档时间等信息。