(4)员工离职时，其接收或保管的装订器、计算器、文件架、文件盒等耐用品必须归还行政部。如有遗失或损坏，行政部负责折价后要求赔偿。

(5)经公司总经理批准的特殊办公用品可随时申请。

第七条新员工可以按照核定的岗位标准领取一套办公用品。具体内容如下表所示：

办公用品岗位需求标准清单

第四章办公用品的存放和使用

第八条办公用品的存放和使用管理。

(1)行政部应建立办公用品库存台账，清楚掌握办公用品的库存情况。

(2)办公用品仓库应定期清理和整理，并定期盘点。如发现帐物不符，应及时查明原因，确保帐物相符。

(3)行政部根据采购价格计算办公用品单价，根据各部门领用情况计算相应费用，作为年度考核依据，并定期整理、汇总、归档。

(4)水性笔、圆珠笔等。第一次只能用于三个月内的笔芯，不能重复使用。

(5)离职人员交回的耐用办公用品由行政部重新发放，申请人不得以新旧为由拒绝使用。

(6)行政部应对无使用价值并决定报废的办公用品进行登记，以减少消耗性资源的消耗。

(7)树立节约意识，倡导无纸化办公，尽量利用网络资源，减少消耗性资源的消耗。

第五章办公用品使用的监督

第九条各部门经理负责监督本部门办公用品的日常使用。

第十条行政部应定期检查各部门办公用品的领用申请及实际使用情况。

第十一条行政部每月填写《办公用品使用情况汇总表》一式两份。一份档案用于各部门年底的绩效考核，另一份提交给各部门经理，让他们了解自己部门的办公用品消耗情况。

第十二，实行“走动管理”，发现问题及时提醒解决，防止浪费。

第五章附则

第十三条本制度的最终解释权属于行政部。

第十四条本制度自发布之日起实施。

办公用品管理流程：

行政部可以按照以下流程管理办公用品。

(1)行政部根据办公用品库存和平时消耗情况确定采购数量，提交采购申请。

(2)行政部经理审核采购申请后，提交总经理审批。

(3)行政部根据审批意见实施采购。

(4)供应商按时保质保量交货。

(5)行政部负责货物的验收。如果货物未能通过验收，它将联系供应商安排退货。

(6)验收合格后，对采购的商品进行登记，入库待收。

(7)各部门根据需要收集办公用品。

流程图：

申请采购，实施采购验收，登记入库货物，按需领取，审核批准发货。

办公用品管理表单：

(1)办公用品采购订单

(2)办公用品验收单

(3)办公用品申请表

(4)办公用品订购调度控制表

(5)办公用品接收记录表

(6)办公用品使用情况汇总表

(7)办公用品盘点表

(8)办公用品报废清单

示例表1:

办公用品采购订单

申请人签名：填表日期：

示例表2:

办公用品验收单

示例表3:

办公用品申请表

示例表4:

办公用品订购调度控制表

完成人：完成日期：

示例表5:

办公室补充

4.公司各种工作计划、报告、指示、批复、会议纪要、统计报表。

5、公司与有关单位签订的合同、协议等资料。

6、关于干部任免、员工奖惩、员工工资、福利津贴等方面的人事材料。

7、公司大事记和反映公司重要活动的剪报、照片、音像资料。

第三条公司行政部负责材料的归档和日常管理。

第二章档案和资料的收集

第四条各业务部门应定期对完成的文件资料进行整理归档，并移交行政部归档保存。

第五条行政部应加强与各业务部门的联系，掌握各部门的业务情况，积极及时收集有保存价值的文件资料。

第六条档案工作人员应当按照下列要求收集移交的档案。

1、检查公文和福建文是否齐全，如有短缺，立即追溯到人。