(5)制造商要求专业维修时，由行政部负责相关事宜。

第十一条办公设备的维护。

(1)设备出现故障时，应报告行政部安排维修。因擅自搬运造成设备损坏的，责任人应承担相应损失。

(2)行政部应做好设备维修的详细记录，包括设备编号、维修日期、故障现象及原因、维修费用、维修单位等。并创建维护文件。

(3)行政部应根据各种故障的原因提出预防措施，并及时通知各部门在设备使用过程中采取预防措施。

第十二条办公设备使用监督。

(1)各部门经理负责监督本部门办公设备的日常使用。

(2)行政部负责不定期检查办公设备的使用情况。

(3)行政部有权要求对违反规定使用办公设备的人员进行处罚。

第十三条办公设备报废的认定和处置。

(1)办公设备无法维修或无维修价值，需要报废时，由行政部提交《办公用品报废清单》，由公司总经理签字批准。

(2)行政部负责处理报废的办公设备，所得现金立即交财务部入账。同时，财务部负责报废办公用品的核销。

第四章办公设备的分类管理

第十四条计算机的使用和管理

(1)本系统中的“计算机”包括：主机、显示器、键盘、鼠标等所有设备和各种应用软件。

(2)公司内部网络管理员负责计算机的管理，有权管理公司内任何一台计算机的实时操作和设置。

(3)公司在计算机的使用上实行‘专人负责’的原则，即每台计算机的使用者负责计算机的日常操作和维护，使计算机及其附属设施始终处于整洁良好的状态。

(4)未经许可，除公司网络管理员外，任何人不得擅自使用他人电脑。

(5)计算机用户应设置开机密码，未经公司批准不得向他人泄露密码，以免信息泄露给公司造成损失。

(6)电脑上必须安装杀毒软件，并及时更新。不使用u盘、移动硬盘、软件等。没有被反病毒软件检查以防止病毒入侵。

(7)不得在计算机上存储黑客程序、网络代理服务器等影响或破坏公司计算机网络正常运行的软件。一旦发现，网络管理员有权立即删除。

(8)禁止使用公司电脑玩游戏、看电影及从事其他娱乐活动。

(9)行政部指定专人维护公司计算机硬件，其他人不得随意拆卸计算机设备或更改配置。

(10)计算机用户应定期整理和备份计算机中的数据，删除无用的文件，保证计算机有足够的运行空间。备份数据可由部门统一保管。

(11)计算机用户应退出系统，并在离开时关闭电源。

第十五条电话使用管理

(1)电话由行政部统一发放和管理。未经许可，他人不得私自更改电话号码或连接串号。

(2)各部门经理负责监督和控制电话的日常使用。

(3)说话时，简明扼要，切中要害，避免长时间忙碌，浪费时间和资源。

(4)因工作原因需要打长途电话时，应事先征得部门负责人的同意。

第十六条打印机和复印机的使用和管理。

(1)打印机和复印机由行政部使用，其他人不得擅自使用。

(2)不使用打印机、复印机时，应关闭电源，以减少损耗。

第十七条使用管理

(3)因设备使用者操作不当造成设备损坏的，按设备购买价赔偿。

(4)员工转岗或离职时，应将办公设备交行政部审核。经行政部经理确认后，员工方可办理变更或离职手续。

第五章附则

第十九条公司行政部有权要求对违反本制度者进行处罚。

第二十条本制度的最终解释权属于行政部。

第二十一条本制度自发布之日起实施。

办公设备管理流程及流程图：

管理办公设备时，可以参考以下流程：

(1)各部门向行政部申请购买办公设备。

(2)行政部审核汇总请购单，报公司总经理批准。

(3)经领导批准后，行政部负责供应商的询价和初步选择。

(4)行政部将初步选定的供应商提交总经理审批。根据总经理的批准意见实施采购。