1.分析对象。备忘录是针对哪个群体(目标受众)的？他们有什么共同点，关心什么？想清楚你的备忘录中什么是重要的。

2.标题段落。标题应说明备忘录是写给谁的，由谁写的，完整准确的写作时间和主题(即反映备忘录的内容)。标题示例：目标读者的姓名和职务来自：您的姓名和职务日期：备忘录完成的时间主题：(或回复：)备忘录是关于什么的(以不同格式突出显示)？一定要用目标读者的正式名字；不要用昵称。写标题段落的时候，一定要注意各部分之间要有两行空行，文字要对齐。

3.开头一段。从三个部分阐述了确认备忘录的目的：问题描述；特殊要求；最终方案。把写备忘录的原因整理出来，清晰地展示给目标读者。如果你不能描述采取什么措施来解决这个问题(使命陈述)，那么请重新思考你是否对当前的情况足够清楚。只添加必要的、有说服力的内容，否则会降低文字的说服力。

4.总结段落。这一部分应该提供上述所有重要建议的简要陈述。这将有助于读者快速理解备忘录的要点。您还可以添加以前研究问题中使用的链接或引用来源。

5.开始讨论部分。在这一段，写下所有支持你的想法的细节和有助于解决问题的建议。也可以把以后可能出现的问题写下来，然后讨论应该采取什么措施来预防。把最重要的信息放在讨论部分的前面。从人们最常见的知识入手，然后说出具体的事实或论据来支持这些知识。

6.最后一段。以友好的方式结束备忘录，向读者展示你希望他们采取的措施。思考读者可以从备忘录中提供的信息中受益的方式，以及如何将这种情况转化为优势。一定要想清楚读者如何能从建议的行动中受益，以及你如何能尽可能地简化它。你可能会说& quot我很高兴我们以后能讨论这些建议，并尊重你的任何决定。"

7.呼吁在最后采取行动。如果你想让读者将来做什么，就把它写下来。检查拼写、语法和内容错误。特别注意姓名、日期或数字，确保表达习惯与所用语言一致。

8.人性化。使用像& quot我& quot，& quot你& quot和& quot我们& quot。并以积极的语气鼓励读者采取行动。记录对话。写下你说话的方式，不要害怕使用缩写。不要炫耀。避免学术词汇和技术术语。

9.避免表达& quot令人窒息& quot:语言要尽可能的平实简洁。比如，不要说，& quot我们公司激励机制的持久性取决于公司员工完成公司目标的程度。"相反，他说，& quot如果你想继续得到奖励，你必须完成公司的任务。"